Humanitas
De vrijwilligers van Humanitas helpen mensen om op eigen kracht iets aan hun situatie te veranderen. Het Humanitas Registratie Systeem (HRS) ondersteunt de vrijwilligers van Humanitas dagelijks.
Het systeem voor de vrijwilligers 👩🏻💻
Bij Humanitas staan vrijwilligers klaar om mensen te helpen hun leven een nieuwe richting te geven. Ze bieden niet alleen steun, maar reiken handvatten aan waarmee mensen zelf weer grip krijgen op hun situatie. Of het nu gaat om een luisterend oor of praktische begeleiding, het doel blijft altijd hetzelfde: mensen in hun eigen kracht zetten. Achter de schermen zorgt het Humanitas Registratie Systeem (HRS) ervoor dat deze vrijwilligers elke dag optimaal hun werk kunnen doen. Dankzij dit systeem kunnen ze gemakkelijk contact houden, voortgang bijhouden en zich volledig richten op wat écht telt: het ondersteunen van mensen op weg naar een betere toekomst.
In HRS worden alle gegevens bijgehouden en geraadpleegd over alle activiteiten van Humanitas, inclusief gegevens over deelnemers en vrijwilligers, zoals aantekeningen, documenten, trainingen en afspraken. HRS ondersteunt de afdelingsbestuurders, betaalde en vrijwillige coördinatoren en andere vrijwilligers en beroepskrachten van de districten en het Landelijk Bureau in hun dagelijks werk en hun onderlinge samenwerking. HRS bevat de contactgegevens van vrijwilligers en deelnemers (cliënten), en biedt vrijwilligers de mogelijkheid om dossiers bij te houden van de cliënten waar ze mee werken.
Thema's, activiteiten, rollen & rechten 🕵🏽
Humanitas is een echte vereniging, verspreid over heel Nederland met talloze districten en afdelingen. Iedere afdeling draagt bij aan de missie van Humanitas door verschillende activiteiten en projecten te organiseren. Deze projecten zijn gericht op de thema's die centraal staan in het werk van Humanitas: van het bestrijden van eenzaamheid en omgaan met verlies, tot opvoeden, opgroeien, detentie en hulp bij thuisadministratie. Om deze brede inzet mogelijk te maken, is een betrouwbaar systeem onmisbaar. Het Humanitas Registratie Systeem (HRS) biedt die steun door de hele organisatie heen. Het systeem kent een gelaagde en complexe structuur die privacy en veiligheid waarborgt, terwijl het zorgt voor de juiste rollen en rechten. Maar ondanks die complexiteit blijft het systeem flexibel en ondersteunt het de vrijwilligers en afdelingen precies waar dat nodig is.
Verantwoordelijkheid 🤝
Wij hebben de eindverantwoordelijkheid over de initiële ontwikkeling, hosting, doorontwikkeling en het onderhoud van HRS. Door middel van proactief advies sparren we samen wat de beste features zijn om de vrijwilligers te ondersteunen. We kijken altijd samen met Humanitas naar nieuwe API-koppelingen, verbeteringen, wensen of features. Veiligheid en privacy van de gegevens zijn bij elke keuze essentieel. Al jaren werken wij met trots aan HRS en alle integraties, API's en koppelingen. Wat ons betreft een schoolvoorbeeld van maatwerk, naadloze samenwerking en partnership.
HRS 2.0 🤖
In 2019 zijn we begonnen met HRS 2.0. HRS 2.0 is een complete herontwikkeling van HRS, met nieuwe technieken en een sterk verbeterde user experience en visuele stijl. Samen met Humanitas hebben we alle epics en user stories opgesteld welke belangrijk zijn voor het nieuwe systeem. Het was erg belangrijk dat het systeem eenvoudig te gebruiken was voor een grote en diverse groep gebruikers. HRS moest ook moderner, goed zichtbaar en bruikbaar zijn op mobiele apparaten.
100% gemigreerd 🚀
Alle gegevens zijn volledig gemigreerd van het oude naar het nieuwe systeem. Humanitas heeft ons het vertrouwen gegeven om de nieuwe missie kritische applicatie neer te zetten voor het primaire proces van alle vrijwilligers. Met de kennis van de afgelopen jaren maken wij de processen nog simpeler en sneller.
Veiligheid, koppelingen & compliance 👩💼
HRS is niet zomaar een tool, het is het kloppend hart van de vereniging. Met meer dan 20.000 vrijwilligers die dagelijks inloggen, biedt het systeem inzicht in de gegevens van ruim 59.000 deelnemers. Het systeem ondersteunt in het hele verenigingsproces. Dankzij koppelingen met diverse bedrijfsapplicaties, zoals authenticatiesystemen, CRM's, ERP-systemen en dashboards, zorgt HRS voor een naadloze workflow. Vrijwilligers kunnen in HRS eenvoudig hun gemaakte kosten digitaal indienen en nieuwe activiteiten worden moeiteloos aangemeld en gekoppeld aan de administratie, terwijl trainingsresultaten, documenten en verklaringen voor compliance netjes worden vastgelegd.
Uniformiteit, wetgeving & rapportage 📊
Uniformiteit en efficiëntie staan centraal. Periodiek wordt er gecontroleerd of de gegevens nog noodzakelijk zijn, waarbij het systeem automatisch data anonimiseert geheel in lijn met AVG-wetgeving. Voor het monitoren van de prestaties maakt Humanitas gebruik van een krachtige BI-oplossing. De data welke via API's van HRS wordt aangeleverd biedt dit systeem inzicht in de doelgroepen en resultaten, wat waardevolle overzichten oplevert voor de verschillende stakeholders binnen én buiten de vereniging.
Schaalbaarheid ☀️
Jaarlijks zijn er meer dan 2.7 miljoen paginaviews verdeeld over 262.871 sessies. De vrijwilligers hebben gezamenlijk meer dan 368.602 aantekeningen aangemaakt verdeeld over 50.678 dossiers.
Resultaten 👍🏻
Het grootste resultaat is absoluut de ontwikkeling die HRS heeft doorlopen. Wat begon als een kleine tool om projecten te beheren is uitgegroeid tot een volwaardige missie kritische applicatie vrijwilligers, coördinatoren, beheerders en andere stakeholders. Het heeft verschillende fases van de vereniging ondersteund en doet dit nog steeds. Verdeeld over meer dan 60 iteraties hebben we externe systemen gekoppeld, features toegevoegd, ingespeeld op veranderingen in de vereniging en op het gebied van wetgeving. De kwaliteit borgen we met automatische tests. Hierdoor kunnen we met zekerheid de applicatie verder doorontwikkelen en verbeteren.
Gebruikte techniek 🦾
HRS moet veilig zijn. De structuur van gegevens is ingewikkeld en de rollen overkoepelend. Daarom is gekozen voor het Django platform. De beroepskrachten van Humanitas zijn automatisch gekoppeld via Azure Active Directory. Besluiten maken op basis van data? Data analyse en inhoudelijke inzichten creëren? De BI tool wordt gevoed door de HRS API en inzichtelijk gemaakt in de webapplicatie. Inloggen op verschillende systemen is niet meer nodig. HRS verzorgt Single Sign On (SSO) voor diverse externe applicaties die Humanitas gebruikt.
Samenwerking 🤝
Elke iteratie begint met een uitgebreide lijst van wensen en ideeën, een lange backlog die in de loop van de tijd is gegroeid. Samen met Humanitas duiken we in deze lijst en bekijken we welke items voorrang krijgen. We luisteren naar de verschillende stakeholders, bekijken de mogelijkheden binnen het budget, en bepalen zo welke features nodig zijn om de doorontwikkeling te realiseren. In dit proces staat Humanitas centraal. Ze zijn nauw betrokken bij het team, met korte lijnen en een samenwerking die altijd soepel en prettig verloopt.
Over Humanitas
Humanitas is een organisatie die zelfredzaamheid bevordert. Ze bestaat uit een landelijk orgaan met 110 regionale afdelingen, ingedeeld in 7 districten. De afdelingen zijn verantwoordelijk voor de projecten die worden uitgevoerd. De landelijk organisatie is faciliterend in de dienstverlening en eigenaar van HRS.
